Danışan takip formu: seans seans ne kaydedilir

Dokuzuncu seansa beş dakika var. Geçen hafta hangi ödevi vermiştiniz? Danışan "beceremeyeceğim" düşüncesine ilk görüşmede yüzde kaç inanıyordu? Bunları hatırlayamıyorsanız eksik olan şey hafızanız değil, bir danışan takip formu. Kısa cevap şu: iyi bir takip formu iki parçadan oluşur. Birincisi her seansta aynı alanlarla doldurulan kısa bir seans notu. İkincisi de seansları yan yana koyan tek sayfalık bir takip çizelgesi. Not o seansı anlatır. Çizelge ise gidişatı gösterir.

Danışan takip formu nedir?

Danışan takip formu, terapistin her seanstan sonra doldurduğu ve vakanın seyrini izlemesini sağlayan kayıttır. Danışana verilmez, danışan doldurmaz. Terapist evrakıdır.

Aramalarda üç şey birbirine karışıyor. Danışan takip formu tek seansı kaydeder. Danışan takip çizelgesi seansları tablo hâlinde yan yana dizer. "Danışan takip programı" diye aranan yazılımların çoğu ise randevu, ücret ve fatura işini görür. Bu yazı ilk ikisini anlatıyor. Randevu defteri ayrı bir iştir ve klinik takibin yerini tutmaz.

Formda hangi alanlar olmalı?

Beck, seans sonunda notunuza altı öğeyi geçirmenizi öneriyor (Beck, 2011). Tartışılan problemler. İşlevsel olmayan düşünce ve inançlar, kelimesi kelimesine ve başlangıçtaki inanma derecesiyle. Seansta yapılan müdahaleler. Yeniden yapılandırılan düşünceler ve yeni inanma dereceleri. Verilen ödev. Bir sonraki seansın gündemine kalan konular.

Biz bu listeye seansın başından iki alan ekliyoruz: duygudurum kontrolü ve geçen haftanın ödevinin akıbeti. Beck de seansı, danışanın seans öncesi doldurduğu ölçeklere bakıp bir iki cümlelik sözel özet alarak açmayı öneriyor (Beck, 2011). Ölçek puanını o gün kaydetmezseniz sonradan yeniden kuramazsınız.

Seans notunun sekiz alanı. Altısı Beck'in (2011) listesinden, ikisi seans başından.

Alanların sırası seansın akışını izler. Bu yüzden notu seans biter bitmez, akış aklınızdayken doldurmak kolaydır. Beck, acı verici bir anlatım sırasında not almayı bırakıp göz temasını korumayı da öneriyor (Beck, 2011). Notun eksik kalan kısmını seanstan hemen sonra tamamlarsınız.

İnanma derecesini neden iki kez yazmalı?

Değişimi gösteren tek şey öncesi ile sonrası arasındaki farktır. "Danışan düşünceyi sorguladı" notu size bir hafta sonra hiçbir şey söylemez. "Beceremeyeceğim: %80'den %50'ye" notu ise müdahalenin işe yarayıp yaramadığını söyler. Beck de inanma derecesini müdahaleden önce ve sonra yazmayı ayrıca vurguluyor (Beck, 2011).

Aynı mantık ödev için de geçerli. "Ödev verildi" yazmak yetmez. Ödevin ne olduğunu, ne sıklıkla yapılacağını yazın, gelecek seansta da yapılıp yapılmadığını işaretleyin. Ödeve uyum ile terapi sonucu arasındaki ilişki meta-analizde küçük-orta büyüklükte bulunmuş (Mausbach ve ark., 2010). Bu ilişkiyi kendi vakanızda görmenin yolu, uyumu her seans kaydetmektir.

Danışan takip çizelgesi: seanslar tek sayfada

Seans notları tek tek doğru olsa da gidişatı görmek için dosyayı baştan okumanız gerekir. Takip çizelgesi bu işi tek bakışa indirir. Her satır bir seanstır. Sütunlar her seansta değişmeyen alanlardır: tarih, ana gündem, ölçek puanı, izlediğiniz anahtar düşüncenin inanma derecesi, verilen ödev ve ödevin yapılıp yapılmadığı.

Sütun sayısını az tutun. Beş altı sütunu aşan çizelge birkaç hafta sonra doldurulmaz olur.

Kurgusal örnek: dört seanslık bir takip çizelgesi

Kurgusal örnek: M-12 kodlu danışan, iş toplantılarında konuşmaktan kaçınıyor. İzlenen düşünce "Konuşursam aptalca bir şey söylerim". Seans başında anksiyete ölçeği uygulanıyor.

Kurgusal örnek. Dördüncü satır, ödevin küçültülmesi gerektiğini notlardan çok daha hızlı gösteriyor.

Çizelge iki şeyi hemen görünür kılıyor. Birincisi, dördüncü seansta ödev yapılmamış ve inanma derecesi yerinde saymış. Terapist beşinci seansta ödevi küçültüyor: dört kişilik ekip toplantısında tek cümle. İkincisi, ölçek puanı ile inanma derecesi birlikte iniyor. Tek bir sayıya bakan biri bu ilişkiyi kaçırırdı.

Seans notları aynı bilgiyi taşıyor ama dört ayrı sayfaya dağılmış hâlde. Bu farkı görmek için dört sayfayı açıp yan yana koymanız gerekirdi.

Kimlik bilgisini takip formuna yazmayın

Takip formunun üstünde danışanın adı olması gerekmez. Formda bir kod ya da takma ad yeterli: M-12 gibi. Adı, iletişim bilgisini ve kodun kime ait olduğunu ayrı ve erişimi kısıtlı bir yerde tutun. Klinik notlar süpervizyona ya da vaka sunumuna gittiğinde kod onları zaten kimliksiz hâle getirir. Kayıt tutma ve saklama süresiyle ilgili hukuki yükümlülükleriniz için meslek kuruluşunuzun ve bir hukukçunun görüşünü alın. Bu yazı o konuda hüküm vermiyor.

Klinik takip formu kodla tutulur. Kod ile kimliği eşleyen kayıt ayrı durur.

Excel mi, defter mi, uygulama mı?

"Danışan takip programı excel" aramasının arkasında gerçek bir ihtiyaç var: çizelgeyi otomatik tutmak. Excel çizelge için iyidir ama seans notunun serbest metni orada kolay okunmaz. Kâğıt defter seans sırasında en az dikkat dağıtan araçtır, buna karşılık gidişatı görmek için sayfaları çevirmeniz gerekir. Hangisini seçerseniz seçin, belirleyici olan şey alanların her seansta aynı kalmasıdır. Araç ikinci sıradadır.

Sık hatalar

• Notu akşama bırakmak. İnanma dereceleri ve danışanın kendi cümleleri ilk unutulanlardır.
• Ödevi yazıp akıbetini sormamak. Yapılmayan ödev kaydedilmezse aynı ödev haftalarca tekrar verilir.
• Ölçeği düzensiz uygulamak. Seans 3 ile seans 9 arasında puan yoksa çizelge bir şey göstermez.
• Her seans farklı alan tutmak. Karşılaştırma ancak aynı sütunlarla mümkündür.

Pisivizör'de

Pisivizör'de her vaka bir vaka defteridir ve takma adla açılır. Takma ad gerçek bir isme benziyorsa ekran sizi uyarır. Seans notunuzu yazarak ya da görüşmeden sonra sesli olarak aktarırsınız. Sesli not danışan seansını kaydetmez, sizin kendi anlatımınızı yazıya çevirir. Vakanın Araçlar bölümünde verilen ödevleri ve girdiğiniz ölçek puanlarını tarihleriyle birlikte görürsünüz. Doldurmayı siz yaparsınız, danışana hiçbir şey gönderilmez. Girdiğiniz puanlar bir puan seyri grafiğinde birikir. Yol haritasında seans görevleri, ödevler ve ölçümler planla birlikte görünür. Yukarıdaki çizelgenin karşılığı budur. Süpervizyon Vaka Sunumu dışa aktarımında bunlar "Ölçüm ve Ödevler" başlığıyla yer alır. Randevu ücreti ve fatura tutmaz. Vaka defteri yalnızca klinik takip içindir. Yol haritası nasıl çalışır.

İlk seansın notunu nasıl yapılandıracağınızı ilk görüşme formu yazısında, notları sunuma nasıl çevireceğinizi psikolojide vaka sunumu yazısında bulabilirsiniz.

Bir sonraki seansta

Bir vakanızı seçin ve bugünkü seans notuna tek bir ek yapın: izlediğiniz düşüncenin inanma derecesini müdahaleden önce ve sonra yazın. Üç seans sonra bu iki sayının yan yana durduğu satırlar, dosyadaki en kullanışlı bilgi olacak.